Пріоритетними напрямками діяльності архівного сектору  райдержадміністрації, як місцевої  державних  архівної установи, є подальше впровадження положень Закону України  "Про Національний архівний фонд та архівні установи", внесення  до Національного архівного фонду (далі НАФ) архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться, а також здійснення контролю за діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ та організацій району.

         Джерелами комплектування (фондоутворювачами) архівного сектору райдержадміністрації документами НАФ є 47 установ, підприємств та організацій району, з них: 31 установа – це органи місцевого самоврядування, решта 16 – це Монастирищенська райдержадміністрація, її управління і відділи,  підприємства, навчальні і медичні заклади та інші організації.

         Станом на 01.01.2018 на зберіганні в архівному секторі знаходиться 125 фондів. Всього на зберіганні перебуває 19214 од.зб., в тому числі:  18588  справ постійного зберігання (НАФ) та  124 справ з кадрових питань (особового складу), 502 одиниці тимчасового зберігання, в т.ч. мішки з виборчими бюлетенями.

         В архівному секторі ведеться реєстр описів, загальна кількість зареєстрованих описів 334.

         До реєстру описів включено опис Монастирищенської міської ради– опис справ постійного зберігання (книг поховань кладовищ) м. Монастирище.

         Протягом 2017 року робота архівного сектору райдержадміністрації зосереджувалася на виконанні планових показників «Розвитку архівної справи в Монастирищенському районі на 2017 рік». Зокрема проведені наступні види робіт.

Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

         Для  поліпшення умов зберігання документів, оптимального їх розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

- проведено ремонт документів з паперовою основою (20 одиниць зберігання);

- з метою раціонального розміщення документів в архівосховищі № 1 проведено переміщення  1602 од.зб.;

- виготовлено та замінено 200 ярликів на картонажних коробках;

- проведено суцільну перевірку наявності та фізичного стану документів Національного архівного фонду в архівосховищі – 11984 од.зб.;

-  постійно здійснюється контроль за температурно - вологісним режимом в архівосховищі, дані записуються у відповідний  журнал, значних відхилень у показниках не зафіксовано.

         Архівним сектором райдержадміністрації проводиться планомірна робота щодо прийому документів НАФ на зберігання у встановлені граничні строки. 

Рік

Ступінь наповненості, %

Надійшло від установ, од.зб.

2015

95

1458

2016

72

728

2017

74

495

Архівним сектором у 2017 році прийнято 495 од.зб.. Всі справи закартановано,  дані внесено в облікові документи.

         Протягом 2017 року до архівного сектору надійшло 28 фондів ( це документи діяльності 20  сільських рад, відділу культури і туризму, Монастирищенська загальноосвітня школа «Єрудит», управління агропромислового розвитку, центральна районна лікарня, редакція газети «Зоря»,  відділ Держгеокадастру в Монастирищенському районі (ліквідовано юридичну особу)).

         Всього у 2017 році упорядковано та підготовлено до прийняття на зберігання документи 40 установ, організацій та підприемств.

         Протягом 2017 року надавалась методична допомога відділу Держгеокадастру в Монастирищенському районі, сільським радам, міській територіальній виборчій комісії щодо упорядкування документації та підготовки її для передачі на зберігання в архівний сектор райдержадміністрації.

         Також у 2017 році здійснювалась робота з упорядкування документів з кадрових питань (особового складу) Філії «Черкаська» Товариства з обмеженою відповідальністю «Агро Інвест Україна», ТОВ «Коритня – Агро КМ», ТОВ «Лукашівка і К», ТОВ «Долинка –Агро»  (всього: 114 справ за 2006 -2017 роки).

Створення і розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду

         Протягом 2017 року архівний сектор райдержадміністрації продовжував роботу по створенню і розвитку науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду (НАФ).

Рік

Кількість установ, які пройшли науково-технічнеопрацювання

Справ постійного зберігання, од.зб.

Справ з (особового складу) од.зб.

Рівень упорядкування документів в установах списку№ 1

1

2

3

4

5

2015

58 (17-план)

1034

1703

100 %

2016

44 (16-план)

1165

473

100 %

2017

45 (19-план)

8826 (з них 7070 –Держгеокадастр; 143- погосподарськи книги)

470

100 %

 

Протягом 2017 року проведено описання документів у 45  установах району  (за планом – 19, у 2016 році упорядкування проведено у 44 установах), складено та затверджено ЕПК ДАЧО описи на 8826 справ постійного зберігання (310 - за планом), з них: документи відділу Держгеокадастру в Монастирищенському районі - 7070 справи за 2013-2017 роки;  Погоджено ЕПК ДАЧО описи на 470 справ з кадрових питань (особового складу) (150 - за планом).

         Із 50 установ списку № 1 в 2017 році затвердили описи  справ по 2014 рік включно (згідно нормативних вимог) 50 установ. Рівень упорядкування документів в установах складає 100 %. Середньообласний показник упорядкованості документів складає – 77 %.

Формування Національного архівного фонду.  Експертиза цінності документів.

         Для забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району архівний сектор тісно співпрацює із усіма установами – джерелами комплектування сектору (їх 47), а також всіма районними установами та організаціями, які звертаються за методичною допомогою щодо розробки і схвалення на засіданні експертної комісії архівного сектору райдержадміністрації індивідуальних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про архівні підрозділи та експертні комісії відповідних установ, а також надання консультацій щодо ведення поточного діловодства і архівної справи.

         За 2017 рік експертною комісією архівного сектору проведено 14 засідань, на яких схвалено:

- Номенклатур справ -20

- Положень про експертну комісію – 10

- Положень про архівний підрозділ -10

- описи справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) 42 установ списку № 1, а також міської виборчої комісії;

- описи справ з кадрових питань (особового складу) №№ 1-ОС, 2-ОС Монастирищенського районного центру зайнятості за 2014 рік на 236 справ (протокол № 10 від 12.10.2017);

-описи справ з кадрових питань (особового складу) №№ 1-ОС Управління Держпродспоживслужби за 2016-2017 роки ( протокол № 8 від 16 серпня 2017 року)

- схвалено рішення про виведення із списку №1 архівного сектору відділу Держгеокадастру в Монастирищенському районі (ліквідація юридичної особи) та подано на розгляд ЕПК ДАЧО (протокол № 1 від 10.01.2017).

За 2017 рік архівним сектором  були проведені  перевірки підприємств, установ організацій щодо ведення діловодства та архівної  справи:

Тематична  - органи місцевого самоврядування – 3;

Контрольна  - органи місцевого самоврядування – 3;

У ході перевірок було звернуто   увагу на:

- організацію місця зберігання документів, наявність ґрат на вікнах, вогнегасників,  облаштування сигналізацією.

- погодження інструкції з діловодства, номенклатур справ, упорядкування документів за відповідний період та передачі їх на державне зберігання, роботу експертної комісії архівних підрозділів.

У травні 2017 року архівним сектором було організовано та  проведено інформаційну зустріч з питань стану архівної справи та діловодства у навчальних закладах  на базі Монастирищенської спеціалізованої школи – інтернату І-Ш ступенів «Обдарованість» Монастирищенської районної ради  Черкаської  області.

         Розглядались питання дотримання основних  вимог щодо організації зберігання архівних документів, якісне ведення облікової документації, розміщення  справ у архівосховищі, забезпечення  пожежної безпеки та наявність інструкції про заходи пожежної безпеки  у  школі – інтернат «Обдарованість».

   У 2017 році на базі архівного сектору організовано семінари- практикуми зі секретарями сільських рад та працівниками діловодних служб, де розглядались питання:

- щодо впровадження нових нормативно - правових актів у  архівних підрозділах установ - джерел формування НАФ, організація діловодства в органах державної влади та місцевого самоврядування;

        -  щодо впровадження у діяльність юридичних осіб, що  перебуваються у зоні комплектування архівного сектору Порядку роботи з електронним документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання.

         Архівний сектор безпосередньо приймав участь у проведених семінарах, що організовувались Монастирищенською районною державною адміністрацією:

- щодо впровадження нових нормативно - правових актів у  архівних підрозділах установ - джерел формування НАФ;

- щодо організації діловодства в органах державної влади та місцевого самоврядування.

Використання інформації документів НАФ

         Не менш важливе значення має використання інформації, що міститься в документах Національного архівного фонду та інших документах, які зберігаються у районному архіві.

У 2017 році за наданими  Державним архівом Черкаської області фотодокументами архівним сектором  опубліковано он-лайнову виставку, за темою:

«Народний рух опору на Черкащині в період фашистської окупації 1941-1944рр.»

Виставку переглянуло 76 користувачів.

Архівним сектором організовано роботу щодо користувачів у читальній залі у  2017 році, яким було видано 148од.зб.. Загалом зареєстровано    72 користувачі.

Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користу­вачами у читальному залі архіву – підготовка нарисів Монастирищини, підготовка книги з  історії села Теолин.

        В архівному секторі райдержадміністрації велика увага приділяється роботі по виконанню запитів, які надходять від фізичних та юридичних осіб. Постійно надаються роз’яснення та консультації громадянам щодо їх звернень, допомога у розшуку документів ліквідованих підприємств, в оформленні звернень до інших архівних установ області, країни. За тиждень надається біля 10-15 таких консультацій. Здійснюється контроль за виконанням запитів, що пересилаються архівним сектором за місцем зберігання документів.

Рік

Надійшло

З позитивним результатом

З рекомендацією

1

2

3

4

2015

295

(190 – тематичних,  100 – соціально-правового характеру)

295

5

2016

285

(180– тематичних,  100 – соціально-правового характеру)

280

5

2017

290

(160 – тематичних,  120 – соціально-правового характеру)

280

10

Протягом 2017 року до архівного сектору райдержадміністрації надійшло 290 заяв і запитів від фізичних та юридичних осіб, з них: тематичних – 160,  соціально-правового характеру –   120 .

З позитивним результатом виконано – 280 запитів, надано 10 негативних відповідей, зумовлених непрофільністю запитів або відсутністю необхідної заявникам інформації в архівних документах та з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів.

Серед соціально-правових запитів переважала тематика з питань:

         - реорганізація та про виділення земельних ділянок в постійне користування, депутатська діяльність на місцевому рівні, розпорядження майном комунальної власності, підтвердження факту роботи, про факт зарахування стажу, про зміну адміністративно - територіального поділу, встановлення орендної плати за користування земельними ділянками, щодо розпорядників (балансоутримувачів) територій на яких розташовані об’єкти комунальної власності, затвердження нормативно - грошової  оцінки земель, щодо Генеральних планів населених пунктів району, нагородження орденами та медалями, виділення земельного паю, підтвердження  родинного зв’язку (Україна – Польща) .

         Протягом 2017 року на адресу архівного сектору райдержадміністрації скарги щодо  порушення строків виконання запитів на інформацію – не надходили.

         У 2017 році архівним сектором опубліковано у пресі та подано на сайт Монастирищенської  райдержадміністрації:

-         Передача документів до архіву – важлива складова ліквідації підприємства (подано на сайт РДА)      -  лютий  2017 року;

-         Звіт про роботу архівного сектору у 1 кварталі 2017 року - (подано на сайт РДА) - квітень 2017 року;

-         Про забезпечення своєчасного упорядкування архівних документів у Владиславчицький сільській раді (подано на сайт РДА) - квітень 2017 року;

-         Обмін досвідом архівних підрозділів навчальних закладів (подано на сайт РДА)   - травень 2017  року;

-         Інформація про стан роботи зі зверненнями громадян в архівному секторі - жовтень 2017 року (подано на сайт РДА);

-         Про прийом Паспортів архівних підрозділів Монастирищенського району – листопад  2017  року (подано на сайт РДА).   

-         До Дня працівників архівних установ грудень 2017 року.  

Ви тут: Home Архів ЗВІТ Про забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду за 2017 рік