Архів

Роз’яснення

до заповнення форми Паспорту архівного підрозділу установи, організації, підприємства

1.     Загальні положення

Паспорт архівного підрозділу установи, організації, підприємства (далі - Паспорт) є документом централізованого державного обліку, який встановлений п.7.2.13 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування і призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що містяться в архіві. Крім того в Паспорті наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

Паспорт архіву складається щорічно у двох примірниках, один з яких надсилається архівному сектору не пізніше 1 грудня року, за який він складений, а другий залишається у справі фонду установи. Погодження Паспорту з будь-якими установами (комісіями) не передбачені. Паспорт складається на підставі наявних облікових документів, описів, підсумкових записів до номенклатур справ, аркушів фондів. Відомості про кількість справ, що знаходяться в структурних підрозділах підраховуються за номенклатурами справ, або подаються за їх фактичною наявністю в результаті підрахунку.

2.     Склад показників Паспорту

Найменування установи, організації, підприємства та їх підпорядкованість: вказується повна юридична назва та безпосереднє підпорядкування.

Дата створення установи, організації, підприємства: вказуються відповідні постанови, рішення, розпорядження, накази або інші розпорядчі документи, які стали підставою для утворення установи та її подальшої реорганізації.

Розділ 1. Відомості про документи

Пункт 1.-«Фондів»: вказуються усі фонди, якщо фондування документів, що перебувають на зберіганні в архіві установи, проведене роздільно. В архіві, окрім основного фонду, який утворений в результаті діяльності  установи, можуть зберігатись фонди установ-попередників та ліквідованих організацій. Кожний фонд, незалежно від того, чи складається він з документів одного або декількох видів (управлінська документація або документи з особового складу) враховується у Паспорті лише один раз.

Пункт 2-«Справ»: вказується загальна кількість одиниць зберігання документів постійного зберігання, підготовлених до передачі на державне зберігання, внесених і не внесених до описів, од. зб. документів тривалого (понад 10 років) зберігання та од. зб. документів з особового складу, внесених та не внесених до описів. У пункті «Крайні дати» проставляються самі ранні та самі пізні роки тих документів, які зберігаються в архіві установи. Останньою крайньою датою є рік, попередній двом останнім діловодним роком. Наприклад, у Паспорті, складеному станом на  1 грудня 2011 року, подаються відомості про документи до 2009р. включно.

Пункт 2.1-«Постійного зберігання»: вказується кількість од. зб. документів постійного зберігання, підготовлених до передачі на державне зберігання, внесених та не внесених до описів. У пункті «Крайні дати» проставляються самі ранні та самі пізні роки тих документів постійного зберігання, які зберігаються в архіві установи.

Пункт 2.1.1-«Внесених в описи, що схвалені ЕПК»: вказуються усі документи постійного зберігання в од. зб., які внесені до описів справ постійного зберігання, схвалених експертно-перевірною комісією Державного архіву Черкаської обл. (далі- ЕПК) та підготовлені до передачі (але станом на 1 грудня ще не передані) на зберігання до архівного відділу міськвиконкому. У графі  «Крайні дати» проставляються самі ранні та самі пізні роки тих документів постійного зберігання, які зберігаються в архіві установи та внесені до описів.

Пункт 2.1.2-«Що зберігаються понад установлені строки»: вказується кількість справ постійного зберігання, які зберігаються в установі понад встановлених Типовим положенням про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації граничних строків тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архівному підрозділі установи. Для установ, безпосередньо підпорядкованих центральним органам виконавчої влади, граничний строк тимчасового зберігання справ  постійного зберігання, до передачі на державне зберігання складає 15 років, для установ обласного підпорядкування – 10 років; для органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій – 5 років. Строк зберігання документів вираховується з 1 січня року, який слідує за роком закінчення документів у діловодстві. У графі «Крайні дати» вказується період, за який зберігаються документи понад встановлені строки.

Пункт 2.2-«З особового складу»: вказується кількість од. зб. документів з особового складу, що перебувають на зберіганні в архіві установи, як внесених, так і не внесених до описів справ з особового складу. У графі «Крайні дати» вказуються самі ранні та самі пізні роки тих справ з особового складу, які зберігаються в архіві установи, як внесених, так і не внесених до описів.

Пункт 2.2.1.-«Внесених в описи»: вказується кількість од. зб. документів з особового складу, які зберігаються в архіві установи і внесені до описів з особового складу та погоджені ЕПК. У графі «Кінцеві дати» вказуються самі ранні та самі пізні роки тих справ з особового складу, які зберігаються в архіві установи і внесені до описів.

Пункт 2.3.-«Тривалого зберігання»: вказується кількість од. зб. документів тривалого (понад 10 років) зберігання, як внесених, так і не внесених до описів. У графі «Крайні дати» вказуються граничні дати документів тривалого зберігання, які перебувають на зберіганні в архіві установи.

Пункт 2.3.1-«Внесених в описи»: вказується кількість од. зб. документів тривалого зберігання, які внесені до описів та погоджені з ЕПК (ЕК архівного відділу міськвиконкому). У графі «Крайні дати» зазначаються граничні дати справ тривалого зберігання, які внесені до описів.

Примітка: до Паспорту архівного підрозділу справи тимчасового зберігання (до 10 р. включно) не вносяться, а відображаються у річному підсумковому запису до номенклатури справ установи.

Розділ 2. «Відомості про приміщення»

Графа «Площа архівосховища»: вказується площа окремого приміщення в кв. м., яка відведена під архів установи. У випадку його відсутності проставляється прочерк.

Графа «Ступінь завантаженості»: заповнюється при наявності архівосховища (приміщення для зберігання архівних документів). Перед тим, як визначити його завантаженість необхідно визначити місткість архівосховища. Місткість архівосховища вираховується за такою формулою:

1000 од. зб. × на площу архівосховища

                                                              2,5 м2

(1000 од. зб. помножити на площу архівосховища та поділити на 2,5 кв. м).

Після визначення місткості завантаженість вираховується за такою формулою:

кількість од. зб. × 100%

                                                    місткість

(кількість од. зб., що перебувають на зберіганні помножити на 100% та розділити на місткість).

Графа «Коротка характеристика приміщення»: подається характеристика архівосховища, при якій даються відповіді на такі питання:

-         стан приміщення (сухе, сире світле, темне);

-         опалення: центральне, пічне, відсутнє)

-         освітлення: природне, штучне;

-         наявність  вентиляції (вентильоване, невентильоване);

-         стелажі (металеві, дерев’яні, комбіновані, немає);

-         шафи: (металеві, дерев’яні, відсутні);

-         наявність пожежної та охоронної сигналізації;

-         стан дотримання температурно-вологісного режиму.

Приклад заповнення графи: «Окрема суха вентильована кімната з металевими шафами. Стелажі відсутні. Опалення центральне. Приміщення обладнане охоронною та пожежною сигналізацією. Освітлення природне. На вікнах – металеві грати.»

         У разі відсутності приміщення для зберігання архівних документів у графі робиться запис: «Приміщення для зберігання архівних документів відсутнє.»

Графа «Наявність робочих кімнат, читального залу»: вказується наявність окремої від архівосховища робочої кімнати для штатного працівника архіву установи та окремої кімнати (читального залу) для роботи з документами користувачів. У разі їх відсутності у графі проставляється прочерк.

         Розділ 3. «Відомості про кадри»

Графа «Кількість штатних працівників»: вказується кількість працівників установи, якщо вони за штатним розписом займають посаду керівника архіву (архіваріуса) установи. Стаж роботи штатного працівника архіву має відображати період,  який вона перебуває на займаній посаді. У разі їх відсутності робиться запис: «Штатних працівників архіву немає» та проставляються прочерки у наступних графах.

         Паспорт підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів установи).

          Паспорт разом з супровідним листом за підписом керівника установи подається до 1 грудня 2016 року.

         До Паспорту додається пояснювальна записка, в якій обумовлюються зміни у складі та обсяги фондів, причини змін кількості архівних справ постійного зберігання в порівнянні з даними Паспорту попереднього року (кількість справ постійного зберігання, утворених установою;прийнятих від структурних підрозділів та інших установ на зберігання до архівного підрозділу; переданих на державне зберігання або іншим установам). У випадку непоправної втрати чи пошкодження документів постійного, тривалого зберігання та з особового складу або вилучення справ документів судовими та слідчими органами, приймання-передавання документів в архів іншої установи, разом з Паспортом надаються копії актів про нестачу архівних справ (документів), про вилучення справ (документів), передавання  документів в архів іншої установи за формами, встановленими додатками 5-6, 25-26 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.

На території Монастирищенського району існує декілька архівних установ – це Архівний сектор Монастирищенської районної державної адміністрації (вул. Жовтнева 6 (другий поверх – приміщення Редакції газети «Зоря») та Комунальна установа «Трудовий архів Монастирищенського району» (вул. Жовтнева, 1).

         У 1993–1994 рр. державний районний архів входив до складу райдержадміністрації, у 1994–1995 рр. до складу виконкому Монастирищенської ради народних депутатів, з липня 1995 р. входить до складу Монастирищенської райдержадміністрації.

     У 1998 р. Монастирищенський державний районний архів перейменовано в архівний відділ Монастирищенської райдержадміністрації.

         В 2013р. архівний відділ Монастирищенської райдержадміністрації перейменовано в архівний сектор Монастирищенської райдержадміністрації.

         Відповідно до Закону України Про внесення змін до Закону України        « Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 5 липня 2012 року № 5068-УІ  у Монастирищенському районі функціонує Трудовий архів Монастирищенського району, який створений відповідно до рішення  Монастирищенської  районної  ради від 23.02.2007 року № 87-19/У. На даний час Трудовий архів підпорядкований Монастирищенській міській раді.

         Трудовий архів створений для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, зберігає документи з кадрових питань ліквідованих  установ.

         За всі роки в архівному секторі нагромаджено 126 фондів, 18000 одиниць збереження управлінської документації за 1981–2012 роки.

         Архів зберігає документи районного виконавчого комітету, райдержадміністрації, її відділів та управлінь, районної, сільської та селищної ради, районної, міської, сільських та селищної територіальних виборчих комісій, колгоспів та колективних       сільгосппідприємств. Документи райдержадміністрації та місцевих рад висвітлюють соціально - політичний, економічний стан району: паспорти сільських і селищних рад, протоколи засідань виконкомів і сесій місцевих рад, розпорядження голів з основної діяльності, протоколи сходів громадян, документи постійних комісій, інформації про стан соціального захисту дітей і ветеранів, відомості про чисельність населення, вшанування ветеранів, святкування ювілейних дат.

         Стан агропромислового комплексу району характеризують документи фондів управління сільського господарства, управління статистики, колгоспів: річні бухгалтерські звіти сільгосппідприємств, економічні аналізи господарсько-фінансової діяльності сільгосппідприємств району, річні кормові баланси, акти зимівлі тварин, аналізи з оплати праці та документі з інвентаризації заборгованості з заробітної плати збанкрутілих сільгосппідприємств району. У фонді управління сільського господарства та в протоколах загальних зборів членів колгоспів є інформація про реформування агропромислового комплексу. Річні статистичні та ветеринарні звіти розкривають організацію та стан роботи з профілактики захворювань, лікування тварин в господарствах та приватному секторі району. 

         Протоколи загальних зборів колгоспників, засідань правлінь, містять інформацію про прийняття та вихід з членів колгоспу, висвітлюють робочі будні та найважливіші події колгоспного життя (укрупнення господарств, виділення окремих господарств, затвердження статутів, положень про оплату праці).

         Стан освітньо-виховної роботи відображають документи відділу освіти. У фонді зберігаються: протоколи конференцій педагогічних працівників району; статистичні звіти про матеріальну базу учбових закладів, про забезпечення загальної середньої освіти, про стан фізичного і дошкільного виховання; інформації про виконання заходів щодо вирішення проблем у галузі освіти.

         Мережу лікарняних закладів, основні показники роботи, стан лікувально-профілактичної допомоги населенню розкривають документи фонду центральної районної лікарні.

         Документи фонду відділу культури містять відомості про стан культурно-просвітницької роботи в районі, про пам’ятники історії і культури.

         Архів зберігає документи фонду районного фінансового відділу з 1981 року: річні бюджети району, зведення сільських, селищних і міського бюджетів, плани і звіти про стан виконання місцевих бюджетів, надходження податків, контрольно-ревізійну роботу.

         Важливий напрямок в частині забезпечення волевиявлення жителів району відображають документи виконкомів місцевих рад в роки проведення місцевих виборів та документи територіальних виборчих комісій: протоколи засідань; рішення виборчих комісій та документи, на підставі яких прийнято рішення (подання, заяви, скарги та інші передбачені законодавством документи); протоколи виборчих комісій про підсумки голосування у виборчих округах та про результати виборів; протоколи дільничних виборчих комісій про підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях; фінансові документи про проведення виборів.

1. Організаційні заходи

1.1. Основним організаційним питанням над яким працював архівний сектор це внесення змін до паспорту архівного сектору, а саме питання забезпечення приміщенням для зберігання документів. Було неодноразово здійснено обстеження приміщень архівного сектору. Підготовлено та подано  проекти документів для прийняття рішення Монастирищенською районною радою.

1.2. Одночасно архівним сектором проводилась робота на виконання  постанови Кабінету Міністрів України від 11 лютого 2016 року № 99 «Про реформування територіальних органів Міністерства юстиції та розвиток  системи надання безоплатної правової допомоги», наказу Міністерства юстиції України від 01.03.2016 № 572/5  та листа Головного територіального управління юстиції у Черкаській області від 23.03.2016 № 91/01-08 «Про Передавання справ територіальних управлінь юстиції, що ліквідуються» - Монастирищенське районне управління юстиції Черкаської області ліквідовано як юридичну особу публічного права. Створено належні умови для приймання на зберігання до архівного сектору райдержадміністрації документації Монастирищенського районного управління юстиції Черкаської області, прийнято 36 справ. Відповідно  внесено зміни до Списку №1 юридичних осіб – джерел формування НАФ Монастирищенського району. Заведено картку фонду, аркуш фонду.

2. Робота експертної комісії

2. Було підготовлено та направлено до Державного архіву Черкаської області на засідання експертно - перевірної комісії висновки на описи справ:

Копіюватської сільської ради;

Зюбриської сільської ради;

Зюбриської сільської виборчої комісії

          Направлялися на розгляд експертно - перевірній комісіїдокументи Монастирищенського районного суду:

-       акт  № 1 від 22.03.2016 про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ,   в кількості 3  цивільні справи за 1990 рік – описи справ постійного зберігання  за 1976 - 1990 роки погоджено з ЕПК Державного архіву Черкаської  області (протокол № 13 від 23.10.2008 року).

-       акт  № 1 від 22.03.2016 про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ,   в кількості 152 цивільні справи за 1991-1995 роки – описи справ постійного зберігання за 1991 - 2004 роки погоджено з ЕПК Державного архіву Черкаської  області (протокол № 6 від 21.05.2009).

-       акт  № 1 від 29.04.2016 про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ,   в кількості 70  кримінальні справи за 1997 рік – описи справ постійного зберігання за 1991 - 2004 роки погоджено з ЕПК Державного архіву Черкаської  області (протокол № 6 від 21.05.2009).

До  Головного територіального управління юстиції в Черкаської області було подано звіт про нормативно - правові акти за  травень  2016 року

19 травня 2016  року в архівному секторі відбулось засідання експертної комісії, де розглядалисьописи справ:

 Монастирищенського районного управління юстиціїза1999 - 2016 рокив кількості52справ:

-       постійного зберігання за 1999 - 2016  рокина36справ;

-       з особового складу     за2003 - 2015 рокина16справ.

          Копіюватської сільської ради і її виконавчого комітетуза2014 - 2015 рокив кількості  28справ:

-       постійного зберігання за2014 - 2015  рокина12справ;

-       погосподарських книг за 2014 – 2015 рокина2справи;

-       з особового складу     за2014 – 2015 рокина14справ.

Описи справ за 2012 - 2013 роки  затверджено ЕПКДержавного архіву Черкаської  області   26 лютого 2015року протокол №2.

Зюбриської сільської виборчої комісіїза 2016 рікв кількості  справ:

-       постійного зберігання за2016рік на4справи;

Зюбриської сільської ради і її виконавчого комітетуза2014 - 2015 рокив кількості  35справ:

-       постійного зберігання за2014 - 2015  рокина20справ;

-       погосподарських книг за 2014 – 2015 рокина2справи;

-       з особового складу     за2014 – 2015 рокина13справ.

Описи справ за 2011 - 2013 роки  затверджено ЕПКДержавного архіву Черкаської  області   26 черня 2014року протокол №6.

Вищезазначені документи направлено на розгляд до  Державного архіву Черкаської області.

3. Використання Національного архівного фонду

У плані використання інформації Національного архівного фонду архівним сектором виконувались запити:

- соціально - правового характеру з позитивним результатом 11  запитів;

- 19 тематичних запитів;

- 3   запити Уманського об’єднаного  управління Пенсійного фонду України Черкаської області.

Одночасно архівним сектором надавалась консультативна допомога у пошуку документів для підтвердження факту участі у ліквідації аварії на ЧАЕС, встановлення факту родинних зв’язків. Зареєстровано 1 звернення учасника АТО.

Архівним сектором надано консультацію з подальшого зберігання документів з особового складу ліквідованим юридичним особам: Бачкуринська сільська комунальна служба, ТОВ «Кераміка Монастирище» м. Монастирище, даним юридичним особам рекомендовано звернутись до Трудового архіву Монастирищенського району.

Для поповнення документами Національного архівного фонду архівним сектором надавалась консультація з передавання, впорядкування та описування документів Жовтневої, Долинківської, Бачкуринської сільських рад, відділу освіти Монастирищенської РДА.

         Архівний сектор  Монастирищенської райдержадміністрації повідомляє, що документи з особового складу діючих установ, організацій, підприємств (книги наказів з особового складу, відомості, або особові рахунки, про нарахування заробітної плати, особові справи працівників) зберігаються протягом 75 років за місцем роботи. У випадку ліквідації установи з наявністю правонаступника, яким, як правило, є орган ліквідованої установи, або профільна установа,указані документи передаються правонаступнику. У разі ліквідації установи без правонаступника документи надходять на зберігання до архівних установ, що утворюються органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для централізованого тимчасового зберігання зокрема документів з особового складу. Такі архівні установи отримали назву трудових архівів. Наразі у Монастирищенському районі утворено – Трудовий архів.

         Якщо трудові архіви на відповідній території не створені, то зазначені документи передаються до державних архівних установ, де зберігаються документи Національного архівного фонду (документи постійного зберігання).

         Тому документи ліквідованих установ з особового складу та інші документи тимчасового зберігання не надходять на зберігання до державних архівних установ, зокрема до архівного сектору Монастирищенської райдержадміністрації.

         Враховуючи вищевикладене, рекомендуємо громадянам звертатися за довідками про трудовий стаж та заробітну плату в першу чергу за адресами розташування установ на час їхньої роботи, навіть якщо назва установи за цією адресою не відповідає назві на час роботи. Установа з іншою назвою може бути правонаступником ліквідованої установи. У разі відсутності документів за адресою на час роботи і у трудовому архіві, пошук документів рекомендуємо продовжити, звернувшись до обласного управління статистики за місцем розташування установи, де можна з’ясувати її наявність у Єдиному державному реєстрі установ, підприємств, організацій України (ЕДРПОУ), якщо установа змінила назву і адресу.

         Одночасно можна звернутись за інформацією до державної архівної установи -  архівного сектору Монастирищенської райдержадміністрації, де ведуться картки ліквідованих установ із зазначенням місця зберігання документів з особового складу.

          Якщо документи установи втрачені, що підтверджується обліковим документом із зазначенням причини їх втрати, або шляхи їх пошуку вичерпані, вирішувати питання щодо встановлення трудового стажу і заробітної плати можливо у судовому порядку на підставі офіційної відповіді про втрату документів, або про їх відсутність в архівних установах на відповідній території.

Звернення громадян надходять до архівного сектора районної державної адміністрації  письмово та  на особистому прийомі завідувача сектора.

До архівного сектора громадяни звертались із запитами про стаж роботи,  реорганізацію установ, організацій, обрання депутатом, про рішення органів влади, місцевого самоврядування тощо.

         У 2015  році виконано запитів всього: - 265, з них тематичних – 190, соціально  - правового характеру - 100. Загальна  кількість звернень від громадян – 265.

           Протягом І кварталу 2016 року проводилась робота щодо виконання запитів юридичних та фізичних осіб соціально - правового та майнового характеру.

          За  І квартал 2016 року надійшло  97 запитів  соціально-правового характеру, у тому числі, від громадян України - 95, від іноземних громадян  - 2. На особистому прийомі прийнято 90 громадян, надійшли поштою - 2 запитів від іноземних громадян .

        Загальна кількість виконаних запитів соціально-правового характеру громадян України - 53, у т. ч. з позитивним результатом – 48, з негативним результатом - 5, з рекомендаціями звернутися до іншої установи - 0. Загальна кількість виконаних запитів соціально-правового характеру іноземних громадян - 2 (всі надійшли поштою), виконано з позитивним результатом - 2, з негативним - 0,  з рекомендацією звернутися до іншої установи - 0.

        Стосовно тематики виконаних соціально-правових запитів: про трудовий стаж надано рекомендації звернутись до Трудового архіву -  50 особам, про реорганізацію підприємств - 41.

         На особистому прийомі від громадян України прийнято 5 майнових запитів. Виконано - 5 запитів, у т. ч. з позитивним результатом - 4, з негативним результатом - 1, з рекомендаціями звернутися до іншої установи - 50.  

        Тематична спрямованість запитів, що надійшли до архівного сектору: соціально-правового характеру - 94,6%, майнових - 5,4%.

       Від визначених окремих категорій громадян - інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, жінок, яким присвоєно почесне звання «Мати-героїня» - звернення не надходили.

      Соціально - правові запити у секторі виконує 1 працівник, у середньому, за 1 день - 3 запити. До виконання соціально – правових запитів особи інших установ не долучаються. Середній термін виконання запиту соціально-правового характеру з дня надходження і реєстрації - 30 днів.

     Робота із зверненнями громадян у архівному секторі районної державної адміністрації  аналізується та узагальнюється щокварталу.

Вы здесь: Home Архів